GESTIÓN DE PROYECTOS
La gestión de proyectos es el proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un sistema aceptable con un costo mínimo y dentro de un período de tiempo específico.
- La Gestión de Proyectos a Nivel Gerencial
- Proyecto
Proyecto se refiere a todas las acciones que deben realizarse para cumplir con una necesidad definida dentro de los plazos. Así, ya que el proyecto es una acción temporaria que tiene principio y fin, que utiliza recursos identificados (humanos y materiales) durante su ejecución, y que tiene un costo, deberá tener recursos presupuestados y una hoja de balance independiente a la de la compañía. "Productos finales" se refiere a los resultados esperados del proyecto.
La dificultad de la gestión de un proyecto radica en gran medida en la cantidad de personas involucradas. De hecho, en contrapartida con los proyectos personales o internos en pequeña escala para los cuales la necesidad y la respuesta para dicha necesidad puede ser provista por la misma persona o por un grupo limitado de personas, en un proyecto en el sentido profesional, la expresión de una necesidad y la satisfacción de esta necesidad generalmente es responsabilidad de diferentes personas.
Así, es necesario asegurarse (para toda la duración del proyecto) que el producto que se está creando cumpla claramente con las expectativas del "cliente". En contraposición con el modelo tradicional comercial ("vendedor"/"comprador") en el que un cliente compra un producto ya fabricado para que cumpla con su necesidad, el proyecto busca crear un producto original que cumpla con una necesidad específica que debe estar claramente expresada. Esta expresión de las necesidades es incluso más difícil ya que generalmente el proyecto no tiene precedentes dentro de la compañía, dado que es una novedad. En forma opuesta, generalmente es difícil resumir soluciones existentes y concentrarse solamente en las necesidades en términos funcionales.
- Herramientas On line para la Gestión de Proyectos
- Software De Gestión De Proyectos
Ejemplos de paquetes de este tipo son: Project de Microsoft, y Project Manager Workbench, de Applied Business Technology. Estos paquetes simplifican enormemente la preparación de gráficos PERT y Gantt, permitiendo la transformación automática de ambos tipos de gráficos. El software permite también a los directores de proyectos asignar recursos humanos y económicos a las tareas, informar sobre la evolución del proyecto y hacer ensayos del tipo "si-entonces" cuando se intente modificar el plan del proyecto como consecuencia de desviaciones en el calendario.
Algunos paquetes ofrecen también software de recuento de tiempos para llevar a cabo un seguimiento del tiempo real invertido en los diferentes tipos de actividades. Esta información puede ser de utilidad para comparaciones de rendimiento y cuentas de clientes.
- Herramientas y Técnicas de Gestión de Proyectos
1. Gráficos PERT: PERT, que
significa Proyect –o Program- Evaluation and Rewiev Technique (técnica de
evaluación y revisión de proyectos –o programas-), fue desarrollado a finales
de la década de 1950 – 1959 para planear y controlar los grandes proyectos de
desarrollo armamentístico del ejército estadounidense. Fue desarrollado para
evidenciar la interdependencia de las tareas de los proyectos cuando se realiza
la planificación de los mismos. En esencia, PERT es una técnica de modelos
gráficos interrelacionados.
2. Diagrama de Gantt: Este fue desarrollado por Henry L.Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos.
Al igual que los gráficos PERT, los gráficos Gantt se basan en un enfoque gráfico. Un gráfico de Gantt es un sencillo gráfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos gráficos se emplean para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relación de las tareas.
- ¿Qué objetivos tiene la Dirección de Proyectos?
Introduciendo algunos conceptos
básicos, la gestión de proyectos básicamente versa sobre la utilización más
eficiente posible de los recursos, cumpliendo plazos, costes y calidad. Para
ser sintéticos se utilizará la definición ISO de calidad “conformidad con la
especificación”, lo que significa que un proyecto tiene calidad si resuelve los
proyectos inicialmente planteados, es decir, si corresponde a lo que se había
dicho que se iba a hacer. Puede ocurrir que se hubiesen hecho unas
especificaciones erróneas, de forma que el proyecto estará bien gestionado si
acierta con las especificaciones erróneas (en este caso el problema sería de la
fase de especificación), y además cumple con el plazo y con el coste.
- ¿Qué procesos tiene la Dirección de Proyectos?
Los procesos fundamentales de la
dirección gestión de proyectos son la
planificación, el seguimiento y el control.
Sobre la planificación del
proyecto, (Kerzner, 1995) explica que
"si no se planifica, aumenta la incertidumbre durante la ejecución y se
producen cambios o modificaciones no previstas inicialmente que producen
retrasos, sobrecostes, falta de motivación, desconcierto".
Para Kerzner, las cuatro razones
básicas para planificar son:
- Eliminar o reducir la incertidumbre.
- Mejorar la eficiencia de la operación.
- Obtener una mejor comprensión de los objetivos.
- Dar unas bases para el seguimiento y control del trabajo.
"Planificar es tomar decisiones sobre el porvenir".
El Proceso de Planificación
consta de las siguientes operaciones:
- Especificar los OBJETIVOS del
proyecto (definidos en el alcance).
- Estimar la DURACIÓN de las
tareas.
- Definir los RECURSOS disponibles.
- Definir el PRESUPUESTO admisible.
Al hablar de seguimiento lo que
se hace es comparar la planificación inicial con la ejecución real, es decir,
con el cumplimiento del plan de trabajo y el presupuesto. En todo proyecto
existen riesgos más o menos graves, aparecen problemas, y por esta razón aunque
no se puede prever todos los imprevistos posibles, si es necesario tener un
plan de contingencia. Esto va a suponer la realización de cambios y
probablemente un nuevo ciclo de planificación y ajuste.
- Componentes del Sistema de Gestión de Ptoyectos
El sistema de gestión de
proyectos, consta de siete componentes o sub sistemas, que son los siguientes:
1. Sistema de planificación:
De todos los elementos del
sistema de gestión de proyectos, el sistema de planificación es posiblemente el
más importante, puesto que si se elabora un mal plan probablemente será
imposible realizar una correcta ejecución del proyecto. Hay una cierta
tendencia a adoptar un planteamiento compulsivo, a actuar por actuar, con
independencia de si lo que se hace es o no es lo adecuado
2. Sistema de información:
El sistema de información es el
sistema que se encarga de recopilar los datos necesarios para que el director
del proyecto sepa si el proyecto lleva la dirección prevista. Sin embargo, esa
información debe ser puntual, y uno de los problemas que tienen algunas
organizaciones es que los datos sobre el proyecto son recogidos, introducidos
en un ordenador central, procesados y distribuidos a intervalos tan largos de
tiempo que la información resulta inútil a efectos de control.
3. Sistema de control:
El control de un proyecto es una
de las responsabilidades de un director de proyectos. El sistema de control
debe utilizar los datos sobre la situación del proyecto para determinar en
cualquier etapa de dicho proyecto el cómo está desarrollándose con respecto al
plan estipulado al inicio de su realización, e iniciar acciones correctoras si
se produjera alguna discrepancia significativa que pudiera conllevar el
alejamiento de la consecución de los objetivos del proyecto. Hay que señalar
que un sistema únicamente de seguimiento del proyecto no es un sistema de
control.
4. Sistema de técnicas y metodologías:
En todo proyecto se hace uso de ciertas
técnicas y metodologías para realizarlo, siendo una gran ayuda para la
realización de un gran número de tareas (e incluso automatizando muchas de
ellas, consiguiendo por lo tanto una reducción en el tiempo de duración de
algunas tareas así como una mejora en la calidad. Un ejemplo de tecnologías
aplicables al ámbito del proyecto serían: el diseño asistido por ordenador,
programación en PERT y CPM, y modelos de cálculos de costes.
5. Sistema de organización:
Con el fin de coordinar los esfuerzos de la
gente, se establece una organización, que debe definir sus límites en cuanto a
su autoridad, obligaciones y responsabilidad de los participantes. En el caso
de que los miembros de un proyecto no tengan autoridad, no se sentirán
responsables de sus acciones y será el director del proyecto el que tenga que
tomar todas las decisiones. El resultado de esto es que el director de proyecto
cargará constantemente con todos los problemas y los miembros del proyecto no
tendrán conciencia de la repercusión de sus actos en el desarrollo del
proyecto.
6. Sistema cultural
La cultura de una organización es
el efecto combinado de los valores, creencias, actitudes, tradiciones y
comportamientos de los miembros de esa entidad. Cuando un miembro del equipo de
proyecto trasgrede las expectativas culturales de miembros poderosos que formen
parte también de dicho equipo, suelen crear problemas. Si una organización ha
estado practicando la dirección informal de proyectos, la adopción de un
sistema disciplinado exige un cambio en la cultura de la organización. El
cambio principal es que los proyectos deben estar adecuadamente planificados, y
la respuesta inicial será con frecuencia que eso conlleva demasiado tiempo e inmoviliza
determinados recursos.
7. Sistema humano
Uno de los aspectos más difíciles
y complicados en la dirección de proyectos es la vertiente humana. Es
completamente cierto que ninguna de las herramientas de la gestión de proyectos
tiene valor si no hay gente dispuesta a utilizarlas. Por esta razón, los
directores de proyectos deben tener grandes aptitudes para las relaciones
humanas.
Entre ellas se incluyen la
capacidad para proporcionar liderazgo adecuado a los miembros del equipo;
capacidad para negociar los recursos necesarios para el proyecto con los
clientes, los miembros del equipo y otros directivos; habilidades para crear un
equipo; habilidades de comunicación, y conocimientos sobre cómo motivar a los
miembros del equipo de proyecto cuando es necesario.
- Agentes que intervienen en el Proyecto
La persona que decide o patrocina
el proyecto es generalmente alguien de cierto nivel en la empresa, que lo
encarga de forma directa o indirectamente a través del departamento de
informática a una persona que será el responsable del mimo hasta su
finalización e implantación.
De manera general, se forman a partir de Jefe de Proyectos y de Equipo de Proyecto. Para así establecer los siguientes integrantes, en las distintas categorías:
- Analista funcional.
- Analista orgánico.
- Analista / programador.
- Programador.
- Funciones del jefe de Proyectos
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